Afin d’effectuer un suivi des devis envoyés aux clients, 2 filtres ont été créés dans Odoo dans le module de Ventes : 

Gestion des relances pour les devis importants (montant ≥ à 5000€ HT) 

Après avoir retiré le filtre par défaut “Mes Devis”, sélectionner le filtre “A relancer par téléphone” :  

Une fois le filtre activé, la liste des devis concernés s’affiche derrière. A partir de cette liste, procéder aux relances par téléphone en parcourant les devis 1 par 1 et en appelant le client à qui a été envoyé la proposition. Plusieurs cas de figures se présentent alors : 

1. L’interlocuteur de répond pas : On ne touche pas au devis et on peut passer au suivant. 
2. L’interlocuteur répond : 

• L’affaire est perdue : on annule le devis et on renseigne dans une note les éventuelles informations que peut nous donner l’interlocuteur (raison budgétaire, concurrent plus pertinent, autre) 
• L’interlocuteur n’a pas plus d’information et va tenter d’en obtenir : On met à jour la date d’expiration du devis avec la date du jour sans dépasser le 31/12 de l’année de création du devis et on passe le taux de succès à 1 sur l’échelle de 3 (Faible) 
• L’interlocuteur nous dis que le projet est en bonne voie : On met à jour la date d’expiration du devis à la date du jour + 1 mois, sans dépasser le 31/12 de l’année de création du devis, on renvoi l’offre au client par Odoo et on passe le taux de succès à 2/3 (En bonne voie) 
• L’interlocuteur nous informe que l’affaire est gagnée et qu’il devrait recevoir la commande sous peu : On met à jour la date d’expiration du devis au 31/12 de l’année en cours, on renvoi l’offre au client par Odoo et on passe le taux de succès à 3/3 (Commande à venir). 
• L’interlocuteur nous informe qu’il a une réunion sous peu (avec une date définie)et qu’il pourra nous en dire plus à ce moment-là : On utilise alors le mécanisme des activités dans Odoo pour se créer un rappel aux alentours de la réunion prévue (quelques jours après maximum). 

Au cours du mois de décembre de l’année en cours, parcourir tous les devis ayant une échéance au 31/12 et avec un taux de succès à 3/3 (Commande à venir). Si le devis n’a pas encore été passé en commande, alors rappeler le client pour savoir si la commande va arriver avant la fin de l’année et l’informer que sinon nous allons devoir revoir l’offre en appliquant les nouveaux tarifs de l’année n+1. 

Pour ces devis, la fréquence des relances n’est limitée que par l’année civile. Tant que la fin d’année n’est pas arrivée, on relance à chaque fois que le devis apparait dans la liste après application du filtre “A relancer par téléphone”. 

Gestion des relances pour les devis mineurs (montant < 5000€ HT) 

Après avoir retiré le filtre par défaut “Mes Devis”, sélectionner le filtre “A relancer par mail ” : 

Une fois le filtre activé, la liste des devis concernés s’affiche derrière. A partir de cette liste, procéder aux relances en parcourant les devis 1 par 1. Plusieurs cas de figures se présentent alors : 

1. Aucune relance n’a été faite (pas de trace de mail envoyé par Odoo dans le tchater) : On met à jour la date d’expiration du devis à la date du jour + 1 mois, avec la limite du 31/12 de l’année en cours, et on renvoi l’offre au client par Odoo à partir du modèle de mail spécifique à la relance. 
2. Une première relance a déjà été faite par mail (mail de relance visible dans Odoo) : On appelle le client en appliquant la procédure de relance par téléphone. 

Gestion des cas particuliers 

1. Devis associé à une opportunité 

Relancer uniquement sur l’opportunité et pas sur chaque devis.  

Essayer d’avoir un maximum d’information sur le projet dont la date de réalisation possible. 

1. Devis de renouvellement de maintenance 

La date d’expiration du devis ne peut pas en théorie dépasser la date de fin du contrat de maintenance en cours et à renouveler. 

3/ OPPORTUNITE (CRM) : demander la date de début de projet + infos complémentaires à renseigner 

4/ MAINTENANCE : On se base sur la date de fin de contrat 

1e relance par mail : 

• 15 jours avant fin de contrat, pas de mise à jour de la date d’expiration 

2e relance (et dernière relance) par tel : 

•  après la date de fin de contrat +1 mois, si pas de news : je renvoie par mail 1 devis avec nouvelle date d’expiration+1 mois + Taux de succès à renseigner 

>  2 mois après la date de fin de contrat : 

• on annule le devis et on envoie la notification par mail, via Odoo + on clôture le devis  

POUR RAPPEL : ON PEUT REMETTRE EN DEVIS DES OFFRES ANNULEES 

POUR RAPPEL : RENSEIGNER LES ELEMENTS VIA « ENREGISTRER UNE NOTE » OU MIEUX : « ACTIVITES » / SAISIR L’INFO / « «FAIT »